Le groupe Kaufman and Broad devait réaliser une opération immobilière avenue Charles de Gaulle à Neuilly, à vendre en blanc à un investisseur. Or celui-ci n’acceptait de conclure l’affaire que s’il y avait un locataire unique. Le promoteur a donc pris la décision de déménager son siège, très en amont du projet, et de s’installer dans ces nouveaux locaux Pont de Neuilly. Ces bâtiments ont nécessité un énorme travail de restructuration. Ils ont été reconstruits, redistribués.
Il y avait plusieurs raisons de quitter la Tour Montparnasse dans laquelle le groupe se trouvait depuis 1999. L’effectif avait en effet été multiplié par trois et sur les plateaux la concentration commençait à devenir trop dense. De plus, pour changer d’étage il fallait constamment descendre au rez-de-chaussée pour emprunter la bonne batterie d’ascenseur. Le déménagement a donc été réalisé en avril 2005 et a concerné 400 personnes.
La difficulté a été de mener de front le chantier à Neuilly pour assurer la livraison de l’immeuble à l’investisseur, tout en réalisant les travaux d’emménagement. En parallèle il a fallu gérer les équipes de déménagement, ce qui n’a pas été chose facile, comme nous l’a confié Jean-Pierre Farion. En effet, dans la Tour vieillissante du début des années 70, seul un monte-charge de faible contenance est disponible et ne peut être utilisé que la nuit. De plus, l’aire de manœuvre au sous-sol ne permet de faire entrer qu’un camion de 20m3.
Le promoteur a fait appel à de nombreux prestataires : « Nous ne voulions pas mettre tous nos œufs dans le même panier. Il doit y avoir plusieurs interlocuteurs et chacun doit être responsable dans son domaine de compétence. Il faut savoir tourner la tête, tout le monde ne sait pas parfaitement tout faire ». Une société spécialisée dans l’organisation des déménagements, Espace et Mouvement, a notamment été retenue suite à un appel d’offre. Il fallait aussi des responsables réception et organisation sur le site de Neuilly qui allait mener le chantier - BCbat, ce qui a impliqué un intervenant déménagement et un intervenant chantier et sécurité. Le déménageur Bédel a œuvré sous la direction d’Espace et Mouvement, et la société Form'a a assuré la partie assistance à maîtrise d'ouvrage.
« A l’issue des appels d’offre, une chose s’est avérée flagrante. Il y avait bien sûr une notion de coût mais en face devaient surtout correspondre des services. La comparaison était révélatrice : quand les coûts étaient très bas le service ne suivait pas, or nous avions besoin de personnes présentes en permanence car le lundi suivant le déménagement le téléphone et l’informatique devaient impérativement être raccordés. Nous n’avions pas droit à l’erreur et le délai d’un an précédant le déménagement nous a soudain paru bien court ! », raconte Jean-Pierre Farion. En effet, le groupe a dû également se charger de tout l’aménagement, de l’implantation des bureaux, des travaux supplémentaires, des câblages informatiques, du cloisonnement et de l’ameublement : « « La qualité du mobilier est souvent bonne mais nous avons besoin d’un service, d’où le fait que nous fassions appel à des distributeurs : on ne peut pas rester une semaine sans pouvoir bouger ou modifier un bureau. La société doit pouvoir faire des modifications, assurer la fourniture et la distribution », explique le Directeur, « Il était difficile de décider quels meubles prendre ou laisser : tout était récent mais en même temps difficile à déménager de la Tour. Nous avions par exemple là-bas trois kilomètres d’armoires, ce qui signifiait la réquisition d’un camion pendant sept jours entiers, soit un coût supérieur au fait de racheter de nouvelles armoires ! Nous les avons donc laissées sur place ».
Le déménagement a commencé un mercredi soir, l’activité s’est arrêtée et les ordinateurs ont été débranchés pendant la nuit. Pendant quatre jours il a fallu tout transporter durant les nuits, au rythme d’un camion tous les quarts d’heure ; puis tout a été remis en place et rebranché. « Le problème avec l’unique monte-charge est qu’il ne devait surtout pas tomber en panne ! Nous avons donc gardé une équipe Otis sur place, ainsi qu’une autre à Neuilly pour veiller à la mise en route », précise J.-P.Farion. Tous les bureaux ont été démontés la première nuit tandis que le premier camion chargeait tout ce qui n’était pas à démonter. A Neuilly une équipe remontait les bureaux progressivement. Au bout de la troisième nuit tous les remonteurs étaient sur le nouveau site. « Tout s’est très bien passé grâce à la société Logitech. Tout a été remis en place ici, jusqu’aux tableaux et cartons d’armoire, et nous avons eu assez de temps pour modifier les derniers détails sur place. Cela peut paraître anodin,
mais on transporte aussi des personnes, il fallait donc que chacun retrouve ses marques le plus vite possible ». Le nettoyage a été effectué le lundi dans la nuit, de sorte à ce que tout soit impeccable une fois les collaborateurs arrivés dans leurs nouveaux locaux. Chaque personne avait alors des fiches de demande créées par service, toujours en place puisque le Directeur a gardé les différents prestataires. Les collaborateurs se sont ainsi réappropriés l’espace très rapidement.
Il a fallu respecter la pensée et l’image de l’entreprise par un aménagement sobre et chic. « Le Président avait la volonté que l’aménagement soit une vitrine de l’entreprise », ajoute-t-il. Le showroom de Saint-Ouen a été déménagé quelques semaines plus tard, le temps de réaliser l’espace de présentation. Cet espace se trouve ainsi valorisé grâce au travail de la décoratrice Rebecca Newmann qui a travaillé en amont pour un délai le plus court possible, dans l’esprit du projet. L’architecte Jean Pistre a quant à lui fait l’immeuble dans une mission de promotion.
En ce qui concerne l’aménagement, la Tour était en open space pour les espaces en premier jour et en bureaux fermés pour le reste. Sur le nouveau site celui-ci est mixte ; plusieurs entités qui ont besoin de travailler entre elles sont mieux regroupées, il est plus facile dans cette configuration d’amener beaucoup de petites structures.
« Nous avons communiqué les informations grâce à un comité de déménagement. Nous avons travaillé avec eux, pris en compte ce qu’il manquait dans l’aménagement de Montparnasse. Personne n’a « découvert » l’implantation, car il y a eu des visites de faites en amont. Ce genre de déménagement peut être difficile quand on ne fait pas participer les collaborateurs. Le comité permet d’aplanir les difficultés. On a vu avec chacun ce dont il avait besoin, et finalement tout s’est très bien emboîté.
« L’important est que la personne qui doit prendre en main l’opération connaisse parfaitement la société de l’intérieur. Il doit savoir quels services ont besoin de quels espaces. Par exemple, dans l’immeuble Montparnasse il n’y avait pas besoin de SG alors qu’aujourd’hui la réflexion est en cours. De même, un service comme le courrier a été complètement organisé avant le mouvement car tous les services vont passer par là ».
Du point de vue des nouvelles technologies, le wi-fi a été mis en place. Les salles de réunion ont été équipées de la vidéo projection. Il y a de petites salles de réunion à chaque étage pour chaque service, une grande salle de conseil au 6ème étage, et deux grandes salles que l’on peut réunir en grande salle plénière. Le restaurant d’entreprise au premier sous-sol permet de faire de l’événementiel.
En terme de retour d’expérience, Jean-Pierre Farion évoque la sérénité dans le travail, sur des plateaux où règne un silence propice à la concentration, où chacun est bien dans son espace. Il y a de nombreux points repos, boissons, café, où les gens se retrouvent. L’espace rend finalement la communication interne plus performante. Les gens communiquent mieux même s’ils sont plus éloignés les uns des autres. « Un déménagement complexe mais réussi ! » conclut-il.
Laëtitia Fritsch
