home > « Unchained working », le concept d’aménagement des bureaux par activités.

Ce 18 juin, la société MEWAF, producteur belge de mobilier de bureau et leader en concepts d’aménagement de bureaux innovants, filiale du Groupe VAN MARCKE présentait, à différentes entreprises publiques et privées françaises (parmi lesquelles Altima, Nestlé Waters, Philips France, Coca-Cola France, Aviva, Afnor, CNP Assurances, Ministère du travail…) son concept d’avant-garde « UNCHAINED WORKING » notamment mis en œuvre chez Deltaloydlife Belgium, Secura, et Crédit Agricole Belgique.

 

 

 

Adapter le poste de travail à l’activité qui s’y déroule, telle est la solution apportée par Mewaf avec le concept « Unchained working ». La révolution ICT et ses outils portables ayant libérés le travailleur de la contrainte spatiale, la société de mobilier d’entreprise a compris que l’attachement au bureau devient un non-sens aujourd’hui, alors que le taux d’occupation d’un bureau avoisine les 40% et que le coût annuel d’un poste de travail est estimé à 12.000 euros en moyenne.

 

Anytime, anywhere and anyplace

 

Exit le bureau « taille unique » pour tous, car dans le système flexible et ergonomique de Mewaf, le travailleur est libre de choisir la place qui convient le mieux à sa tâche du moment. Un travail de concentration s’effectuera dans un « cockpit » (espace d’isolement) ou « un espace bibliothèque » ; un travail nécessitant l’interaction et la communication entre collaborateurs prendra place sur un poste de travail « lounge » ; une réunion informelle s’organisera dans un espace « club », etc.

Ces modules « à la carte » permettent d’optimiser les surfaces (il n’y a plus de postes attribués), et offrent un espace transparent et lisible, facilitant la communication et l’information en mettant l’ensemble des ressources spatiales, techniques et technologiques de l’entreprise à la disposition de tous les collaborateurs.

Cette « libération » semble correspondre aux modifications de notre mode de travail désormais basé sur le résultat et non sur la présence. Dans un espace « unchained working », le travailleur peut enfin mettre à profit cette autonomie, et développer son sentiment de responsabilité, facteur de motivation et d’efficacité.

 

 

 

Un espace à construire ensemble

 

La société Mewaf n’est pas prétentieuse quant au succès de ses aménagements. Alors qu’elle propose de révolutionner l’espace de travail pour l’adapter aux nouvelles formes d’organisations qui se développent, la société refuse d’imposer un modèle. La solution ? C’est à l’utilisateur de la trouver ! Les propositions du concepteur en mobilier, pour démontrer leur efficacité, doivent être adoptées par l’entreprise et les utilisateurs finaux. Inutile par exemple de chercher à reproduire un modèle individualiste dans un espace « unchained working » : ce n’est pas l’espace qui engendre l’organisation, mais l’occupant qui doit trouver la bonne recette pour que les outils mis à sa disposition fonctionnent au mieux. Mewaf nous invite à considérer l’espace comme une ressource plutôt qu’une contrainte, et en libérant l’utilisateur, il l’encourage à être inventif et à faire du cadre son propre espace de travail.

 

La mise en place généralisée de ce concept permettra, à terme, de disposer d’avantages à la fois matériels et immatériels. Ainsi, à côté d’une meilleure rentabilité de l’espace (baisse du taux d’inoccupation, accroissement du nombre de salles de réunions, disponibilité permanente de postes de travail,..) on remarque également que les mouvements engendrés par cet aménagement (collaborateurs se déplaçant d’un type de poste à un autre) créent un tissu relationnel et des contacts sociaux plus intensifs traduits par une meilleure communication formelle et informelle entre personnes.

 

 

 

Libération : attention à l’anarchie

 

L’émancipation des collaborateurs à l’égard de l’espace et du temps, et leur liberté de travailler comme ils l’entendent, pourrait pourtant faire craindre un retour à « l’état de nature », où l’individualisme des individus serait renforcé. Si chacun fait sa loi, une vie en société est impossible. La visibilité du travail de chacun pourrait en outre favoriser la compétitivité et accroître la pression subie par le travailleur. Encore une fois, l’espace ne structure pas l’organisation, et pour que la liberté individuelle engendre de la solidarité entre collaborateurs, il faut compter sur l’exercice d’un management d’entreprise participatif, qui implique le personnel dans le fonctionnement, la finalité et les avantages d’un tel changement, et donne un ordre de conduite au travers d’objectifs fédérateurs pour l’ensemble du groupe.

 

Dans le cas concret de l’aménagement des bureaux de Deltaloydlife selon le concept « unchained working », le management a fait le pari d’une forme de régulation organique spontanée du personnel, rendue possible grâce à un gros travail d’information et d’éducation des collaborateurs en amont. Il est important que la direction de l’entreprise adoptant le concept « unchained working » mette en place un « mode d’emploi » du nouvel environnement et de ses règles d’utilisation (par exemple, l’utilisation du « clean desk » pour que les bureaux restent impersonnels).

 

L’entreprise Secura, avant de se lancer dans l’aménagement « unchained working » a ainsi défini un ensemble de restructurations organisationnelles, nécessaire à la réussite du changement. La mise en place d’un management par objectif qui libère et responsabilise le collaborateur ; un système informatique opérationnel non-stop associé à une généralisation des PC portables et à un serveur centralisé ; une digitalisation des archives et dossiers ; une téléphonie interne wireless ; des postes de travail ergonomiques non attribués mais dédiés à un type d’activité et une politique de clean desk pour toute absence supérieure à 2 heures ; un aménagement intérieur vitré et transparent, ont été entre autres les facteurs du succès de l’aménagement « unchained working ».

 

C’est parce que les collaborateurs sont impliqués dans l’aménagement de leur espace que l’appropriation peut réussir, et que, suite à la pratique et à l’expérimentation, les nouveaux bureaux peuvent démontrer leur efficacité.

 

Suzanne Duchiron