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Par Paulo Dias, CEO de Regus EMEA (Europe Afrique Moyen-Orient).

 

La gestion innovante des bureaux peut faire économiser des millions aux entreprises.

 

Les sociétés qui s’en remettent aux méthodes classiques pour organiser leurs espaces de travail en donnant à chacun de leurs collaborateurs un bureau fixe, un téléphone et un ordinateur, jettent littéralement leur argent par les fenêtres.

 

Des études récentes ont prouvé qu’à chaque instant, jusqu’à 50% des postes de travail d’une entreprise pouvaient être inoccupés – l’entreprise continuant bien entendu à les financer à 100%.

La faute à l’évolution de la façon de travailler en entreprise : entre ordinateurs portables, téléphones mobiles, smartphones gérant les e-mails, hot spots Wifi disponibles à tous les coins de rue, de nombreux collaborateurs ont un mode de travail qui ne demande pas forcément de passer du temps dans les murs de leur société. De même que les collaborateurs dont la présence physique est nécessaire au sein de leur société ne restent eux-mêmes pas toute la journée à leur bureau.

 

Le mot d’ordre « à chacun son bureau » paraît aujourd’hui bien désuet dans les structures modernes où ce qui caractérise le travail de chacun n’est plus « où il se fait » mais « comment il se fait ». Bien que la nécessité de conserver des bureaux physiques soit incontestable, les sociétés ont tout intérêt à améliorer le retour sur leur investissement immobilier en exploitant des dispositifs flexibles qui offrent à leurs collaborateurs de nouvelles options pour définir quand et où ils travaillent.

 

Au final, quelle que soit la cause de la mauvaise utilisation de l’espace de travail, toutes les sociétés peuvent en améliorer la gestion.

 

La réponse la plus spontanée à la question de l’espace de travail inutilisé est tout simplement d’abandonner cet espace à la faveur du télétravail. Les technologies actuelles en font une option réaliste et sérieuse pour de plus en plus de professionnels. Ce qu’on pourrait appeler des « espaces tiers », comme les hotspot internet publics, les bibliothèques, les cybercafés, sont devenus des lieux aussi fréquentés par les professionnels mobiles que leur propre bureau. Avec les outils adéquats, certains professionnels se révèlent tout aussi productifs que sur leur lieu de travail, tandis que leur société économise la quasi-totalité des charges liées à leur espace de travail.

 

Malgré le développement du télétravail, il est évident qu’une activité à distance ne peut convenir à tous les types de collaborateurs. Les entreprises innovantes reconnaissent qu'il n'est pas nécessaire d'allouer un bureau individuel à chacun. Les ressources et l’espace, lorsqu’ils ne sont pas utilisés par un collaborateur, peuvent l’être par un autre. Cette idée est celle de l’« office hoteling ». A l’instar des voyageurs qui n’exigent pas un lieu de résidence permanent dans les villes qu’ils visitent, beaucoup de collaborateurs ne demandent pas un bureau à plein temps dans les locaux de leur entreprise. Plutôt que d’avoir un espace réservé pour eux à tout moment, un système de bureau « hôtelier » met à disposition un espace en fonction de leurs stricts besoins.

Une version moins formelle de « l’office hoteling » est le « hot-desking », offrant à chacun la possibilité de s’installer à tout poste de travail libre, sans avoir besoin d’effectuer une réservation.

 

Alors qu’aucune de ces options ne s’applique à l’ensemble des collaborateurs d’une entreprise, ces espaces de travail temporaires sont bien adaptés pour certains types de profils, en particulier les fonctions commerciales, qui sont fréquemment en déplacement.

 

Parallèlement à la rationalisation de leurs ressources au sein de leurs sièges, les entreprises peuvent également tirer parti d’une nouvelle approche concernant la localisation de leurs filiales ou de leurs bureaux de représentation. Que ce soit de l’autre côté de la ville ou dans une autre agglomération, ouvrir de nouveaux bureaux pour se rapprocher de clients importants ou attirer de nouveaux talents implique des investissements de départ ainsi que des risques liés aux obligations d’un bail immobilier. En effet, il existe toujours cette possibilité que l’activité ne soit pas à la hauteur des objectifs, obligeant les entreprises à clore leur site avant le terme de leur contrat. A l’inverse, si l’activité de ces nouveaux bureaux se révèle être une réussite, il est fort probable que la société ait à rechercher un nouvel espace, plus vaste, pour assurer son développement. Dans tous les cas, la société risque de payer pour de l’espace dont elle n’a pas besoin, ou d’assumer des pénalités pour ne pas avoir attendu le terme du bail.

 

Les sociétés peuvent éviter ce genre de problèmes en se tournant – en lieu et place de baux traditionnels – vers les centres d’affaires qui proposent des bureaux entièrement meublés et équipés. Ces centres, offrant des espaces partagés, prêts à être utilisés, se situent généralement dans les centres villes ou leur périphérie. Ils permettent aux sociétés d’ouvrir facilement des bureaux dans les lieux stratégiques, plus proches de leurs collaborateurs ou de leurs clients importants, sans avoir besoin de signer un engagement de bail et d’investir sur de l’équipement. La plupart des centres d’affaires offrent des contrats courts termes, permettant aux sociétés d’accroître ou de réduire leur espace de travail, de manière simple et peu coûteuse, sans avoir à changer de site.

 

Dans tous les cas, force est de constater qu’il n’y a pas de solution « type » pour réduire le gaspillage d’espaces de travail. Pour en optimiser l’usage et en tirer de véritables bénéfices, les entreprises doivent développer une stratégie personnalisée qui s’attaque au sujet sous différents angles. Le point commun à chacune de ces stratégies est la remise en cause de l’image traditionnelle de l’espace de travail, qui doit désormais s’adapter aux nouvelles réalités de la mobilité professionnelle. La transition prendra du temps, mais il y a beaucoup à gagner pour les entreprises qui arriveront à prendre ce tournant.

 

Paulo Dias est CEO de Regus EMEA (Europe Afrique Moyen-Orient). Le groupe Regus est le premier fournisseur d’espaces de travail au monde, disposant de plus de 1000 centres d’affaires répartis dans 450 villes et 75 pays.